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Steuererklärung abgegeben? Einige Tage vergehen in jedem Fall, bis das Finanzamt eine Steuererklärung bearbeitet hat und den Steuerbescheid verschickt. Manchmal dauert es deutlich länger, etwa weil das Finanzamt Rückfragen hat, überlastet ist oder krankheitsbedingt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausfallen.
Der aktuelle Tempo-Check vom Verein Bund der Steuerzahler ergibt, dass Berlin die schnellsten Finanzämter hat: In der Hauptstadt mussten Steuerpflichtige im Schnitt 39 Tage auf ihren Bescheid warten – einen Tag weniger als im Vorjahr. Am längsten dauerte es in Niedersachsen und Baden-Württemberg. Dort vergingen zwischen der Abgabe der Einkommensteuererklärung und dem Bescheid im Durchschnitt je 54 Tage.
Normalerweise kommt unmittelbar mit dem postalischen Bescheid auch die Steuerrückzahlung aufs Konto. Wer eine satte Erstattung erhofft, kann da schon mal ungeduldig werden. Capital hat bei Finanzbeamten nachgefragt, was die Bearbeitung verzögert und wie Steuerzahlerinnen und Steuerzahler die Wartezeit verkürzen können.
Tipp 1: Früh abgeben, aber nicht zu früh
Räumen emsige Steuerpflichtige die unliebsame Steuererklärung direkt zu Jahresbeginn vom Tisch, planen sie für ihren Bescheid besser etwas Wartezeit ein. Denn zu Beginn des Januars eingetrudelte Erklärungen bleiben im Finanzamt erst mal eine Weile liegen: Zunächst müssen Arbeitgeber, Krankenkassen, Rententräger und andere Stellen alle steuerrelevanten Informationen für das Vorjahr melden, etwa Lohndaten und gezahlte Versicherungsbeiträge. Dafür bleibt ihnen bis Ende Februar Zeit. Vorher tut sich im Finanzamt nichts. Ab Mitte März arbeiten Finanzbeamte dann die Steuererklärungen grundsätzlich in Reihenfolge ihres Eingangs ab. Heißt, je früher die eigene Steuererklärung in der Bearbeitungsschlange steht, umso schneller kommt sie dran.
Der Startschuss dürfte sich dieses Jahr allerdings noch etwas nach hinten verschoben haben, weil das erst Ende März verabschiedete Wachstumschancengesetzes so lange in der Luft hing. Darin sind einige Dinge geregelt, die sich auf die Steuererklärungen für das Steuerjahr 2023 auswirken. Deren Bearbeitung kann erst beginnen, wenn die Computersoftware in den Behörden entsprechend aktualisiert wurde.
Tipp 2: Erklärung vor Versand auf Fehler prüfen
Stimmt die Adresse? Ist die Iban des Bankkontos aktuell? Sind alle notwendigen Anlagen ausgefüllt? Stehen alle Angaben in den passenden Zeilen? Ist die Erklärung unterschrieben? Flüchtigkeitsfehler und Zahlendreher passieren schnell, können aber zu Rückfragen und einer verzögerten Bearbeitung führen.
Vor dem Abschicken der Erklärung sollte man also besser einmal selbst kontrollieren, ob alle Angaben nachvollziehbar sind oder ob an einer Stelle etwas fehlt oder nicht zusammenpasst. Das Elster-Portal der Finanzverwaltung und kostenpflichtige Steuerprogramme unterstützen dabei. Wer auf Papier abgibt, muss die mühsame Kontrolle selbst erledigen.
Tipp 3: Steuern online erklären
Im Finanzamt prüft zunächst eine spezielle Computersoftware, ob in der Erklärung alle relevanten Felder ausgefüllt wurden, Angaben plausibel sind oder irgendwo ein Risiko schlummert. Dabei gibt es Steuererklärungen, die das Programm vollautomatisch abhaken kann und die nie auf dem Schreibtisch der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters landen – sogenannte Autofälle. Der Tempo-Check vom Bund der Steuerzahler ergab, dass die Autofall-Quote bei knapp 21 Prozent liegt.
Egal ob Steuerpflichtige Elster nutzen oder ein kommerzielles Steuerprogramm: Online abgegebene Erklärungen werden häufiger als Papiererklärungen zu Autofällen und kommen schneller beim Finanzamt durch. Die Behördensoftware schlägt bei ihnen seltener an, weil die Programme Steuererklärungen bereits auf Plausibilität und Vollständigkeit prüfen, bevor sie diese an das Finanzamt übermitteln.
Tipp 4: Belege für Rückfragen bereithalten
Ob online oder auf Papier – bei einigen Steuererklärungen ist nach der automatisierten Prüfung erforderlich, dass eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter einen aufmerksamen Blick auf die Jahresabrechnung wirft. Dafür gibt es verschiedene Gründe: Möglicherweise erscheint dem vorgelagerten Prüfprogramm etwas unplausibel, etwa weil die Beträge stark von denen des Vorjahres abweichen. Oder ein größerer Sparposten wird erstmals geltend gemacht, zum Beispiel die Kosten eines Arbeitszimmers.
Außerdem gibt es jedes Jahr aufs Neue thematisch festgelegte Prüffelder: Machen Steuerzahlerinnen oder Steuerzahler in einem der Risikobereiche Angaben, müssen Finanzbeamte den Steuerfall kritisch prüfen und eventuell Nachweise anfordern, um den Sachverhalt aufklären.
Auf entsprechende Rückfragen sollten sich Steuerpflichtige vorbereiten und ihre Unterlagen griffbereit halten. Zwar müssen sie Belege nicht mehr unaufgefordert zusammen mit der Steuererklärung abgeben, aber sie müssen sie auf Verlangen des Finanzamts vorlegen können. Wer alles zur Hand hat, kann schnell reagieren, wenn das Finanzamt um bestimmte Nachweise bittet. Bei komplexen Steuerfällen sind außerdem mehrfache Schriftwechsel möglich und mitunter ausführliche Erläuterungen der oder des Steuerpflichtigen nötig. Das verlängert die Bearbeitungszeit.
Auch hier haben online abgegebene Steuererklärungen einen Vorteil: Beim Elster-Portal wie bei kommerziellen Programmen lassen sich ausführlichere Angaben und Hinweise zu einzelnen Sachverhalten machen, als das in den Papiervordrucken möglich ist. Das erübrigt mitunter Nachfragen des Finanzamts.
Tipp 5: Bescheid online anfordern
Elektronisch einreichen lohnt sich auch nach hinten raus: Wer mit Elster oder einer Steuersoftware arbeitet, kann sich den Bescheid meist online zustellen lassen. Das spart nochmals einige Tage Postweg. Anders bei Steuererklärungen auf Papier. Hier kommt auch der Bescheid per Post.
Tipp 6: Beim Finanzamt nachhaken
Wer bereits länger als drei Monate auf den Steuerbescheid wartet, kann beim Finanzamt anrufen und nachfragen, wann es diesen voraussichtlich verschickt. Es hilft, die eigene Steuernummer bereit zu halten, damit die Telefonzentrale im Finanzamt einen schnell zum zuständigen Finanzbeamten durchstellt, der über den Bearbeitungsstand informieren kann. Bummelt die Behörde weiterhin, sollte man schriftlich nachhaken und eine Frist setzen.
Obwohl das Finanzamt bei der Bearbeitung der Steuererklärung einen großen zeitlichen Spielraum hat, darf es sich nicht ewig Zeit lassen: Tut sich weiterhin nichts und liegt die Abgabe der Steuererklärung mehr als sechs Monate zurück, ohne dass das Finanzamt tätig geworden ist, können Steuerpflichtige einen Untätigkeitseinspruch erwägen. Dieser sollte aber das letzte Mittel der Wahl sein und nur dann eingereicht werden, wenn zuvor alle Kontaktaufnahmen gescheitert sind.
